Zastanawialiście się czasem ile ważnych dokumentów trzymamy w domu? Każdy z nas ma ich dziesiątki, mogłabym zaryzykować stwierdzenie, że sama mam ich w domu nawet kilkaset. Nie zawsze wiemy, które z nich są ważne i które warto przechowywać, nawet przez kilka lat.

Do ważnych dokumentów, które posiadamy w domu należą:

– rachunki, faktury, karty gwarancyjne,

– umowy, akty notarialne, dokumenty związane z pracą,

– dyplomy, akt ślubu,

– paszporty, akty urodzenia,

– dokumentacja medyczna itp. itd.

Dokumenty, które dotyczą Urzędu Skarbowego przechowujemy 5 lat od zakończenia roku, w którym nastąpiło rozliczenie. Dotyczy to szczególnie osób, które prowadzą własną działalność.

To samo tyczy się potwierdzenia złożenia rozliczenia rocznego PIT. Np. jeśli złożymy PIT w tym roku, rozliczając rok ubiegły, potwierdzenie złożenia musimy trzymać aż do końca 2021 roku.

Karty gwarancyjne trzymamy tak długo, jak ważna jest gwarancja na dany sprzęt. Ostatnio dowiedziałam się (albo mi ta informacja umknęła), że gwarancja dla osoby fizycznej wynosi 2 lata i otrzymujemy wtedy paragon. Jeśli jednak chcemy wziąć fakturę na firmę, gwarancja skraca się do jednego roku. Muszę o tym poczytać, warto znać swoje prawa. W grudniu zeszłego roku zmieniły się regulacje prawne dotyczące sprzedaży przez Internet. Są bardziej korzystne dla kupującego, tylko musimy wiedzieć co nam wolno, a czego nie.

Podstawą do reklamacji jest zwykły paragon. Paragony mają to do siebie, że po pewnym czasie blakną. Co zrobić jeśli np. kupiona kosiarka ma 3 lata gwarancji, a paragon drukowany jest na kiepskiej jakości papierze?

– wykonujemy ksero, a oryginał przypinamy do ksera, trzymamy go tak długo aż straci kolor,

– wykonujemy skan dokumentów i trzymamy na dysku w odpowiednim katalogu. Jeśli paragon będzie nam potrzebny, wystarczy wydrukować “zdjęcie” dokumentu,

– podobno paragony trzymane w pudełku, w ciemnym miejsce nie tracą koloru lub tracą go wolniej. U mnie to się niestety nie sprawdza.

Zgodnie z Kodeksem Cywilnym, a dokładnie art. 118 Kodeksu cywilnego (Dz. U. 64.16.93 z późn. zm.), termin przedawnienia roszczeń wynosi 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata. Co to oznacza? Przez 3 lata mamy obowiązek przechowywać faktury i dowody wpłaty za media: m.in. prąd i gaz. Przez ten okres usługodawca może żądać od nas pokazania dowodu wpłaty.

Najkrócej trzymamy wydruki z bankomatu. Wyrzucamy je po otrzymaniu comiesięcznego zestawienia operacji na rachunku bankowym. Po sprawdzeniu, czy wszystko się zgadza, czy nie zostaliśmy dodatkowo obciążeni, dowody wyrzucamy.

Dlaczego warto przechowywać dokumentację medyczną w jednym miejscu? Kiedyś się nad tym nie zastanawiałam, dopóki nie nazbierałam kilku papierków, które jak się okazuje są ważne. Mój dobry przyjaciel, ratownik medyczny i właściciel firmy Easy Rescue Wojciech Wieczorek, poinformował mnie, że posiadanie swojej dokumentacji medycznej jest bardzo ważne, zwłaszcza wtedy, gdy dojdzie do wypadku i przyjedzie do nas pogotowie. Na jej podstawie ratownik medyczny dowie się na co chorowaliśmy, jakie leki bierzemy i na jakie jesteśmy uczuleni. Skróci to wywiad i przyspieszy udzielenie pomocy i dalsze leczenie.

O tym jak przechowywać dokumenty i w czym napiszę w kolejnym wpisie.

Na rynku dostępne są kolorowe teczki, segregatowy i pudełka. Sama byłam zaskoczona tym, jak firmy wzbogaciły swoje oferty i dużą wagę przykładają do tego, jak dany artykuł biurowy wygląda. Segregator służy nie tylko do przechowywania, może być elementem dekoracyjnym naszego biura lub pokoju. Możemy je w odopowiedni sposób opisać używając np. drukarki do etykiet, której test niedługo znajdzie się na blogu.

Przyznajcie się trzymacie w domu wszystkie rachunki i dowody wpłaty? Czy dokumenty są elektroniczne, dowody wpłaty są w historii rachunku bankowego? A co jeśli zmienimy bank i nie mamy dostępu do historii płatności, a okres 3 lat jeszcze nie minął? Czasem się nad tym nie zastanawiamy, aż nagle ktoś nie zapuka z kontrolą 🙂